Obsługa księgowa prowadzona w całości online przestała być rozwiązaniem awaryjnym, a stała się standardem współpracy w branżach opartych na dokumentacji elektronicznej. Dotyczy to przede wszystkim freelancerów, programistów, właścicieli sklepów internetowych oraz przedstawicieli handlowych, których model pracy z założenia nie wymaga fizycznej obecności w jednym miejscu. Wybór biura przestaje wówczas zależeć od odległości, a zaczyna od kompetencji.
Brak ograniczeń geograficznych przy wyborze biura
Tradycyjny model współpracy zawężał wybór do podmiotów działających w promieniu kilkunastu kilometrów od siedziby firmy. W praktyce oznaczało to konieczność zaakceptowania oferty dostępnej lokalnie, nawet jeżeli biuro nie miało doświadczenia w konkretnej branży. Przedsiębiorca rozliczający sprzedaż w modelu e-commerce, obsługujący transakcje wewnątrzwspólnotowe albo korzystający z ulgi na działalność badawczo-rozwojową potrzebuje księgowego znającego specyfikę tych rozliczeń, a nie takiego, którego biuro mieści się najbliżej.
Prowadzisz JDG i szukasz zdalnego biura rachunkowego? Sprawdź: https://agmerrachunkowosc.pl/oferta-dla-jdg/
Obsługa zdalna eliminuje to ograniczenie całkowicie. Programista współpracujący z zagranicznym kontrahentem, agent ubezpieczeniowy rozliczający prowizje czy właściciel sklepu internetowego korzystający z platform sprzedażowych mogą wybrać biuro wyspecjalizowane w ich modelu działalności niezależnie od lokalizacji. Kryterium wyboru przesuwa się wówczas na doświadczenie w konkretnych rozliczeniach, znajomość branżowych interpretacji podatkowych oraz zakres wsparcia doradczego. Przedsiębiorca zyskuje dostęp do rynku ogólnopolskiego, na którym może porównać zakres usług i warunki współpracy zamiast ograniczać się do kilku podmiotów działających w najbliższej okolicy.
Oszczędność czasu i uporządkowany obieg dokumentów
Comiesięczne dostarczanie dokumentów do biura pochłania czas, którego skala bywa niedoszacowana. Dojazd, oczekiwanie oraz kompletowanie papierowych faktur to kilka godzin w miesiącu, a w skali roku kilkadziesiąt. Przy działalności usługowej, w której podstawą przychodu jest czas rozliczany godzinowo, koszt alternatywny takiego rozwiązania przewyższa niekiedy samą cenę obsługi księgowej. Elektroniczny obieg dokumentów redukuje ten nakład do przesłania skanu lub zdjęcia bezpośrednio po otrzymaniu faktury.
Zmiana ma również wymiar organizacyjny. Dokumenty przesyłane na bieżąco trafiają do ewidencji szybciej, co ogranicza ryzyko pominięcia faktury kosztowej przy wyliczaniu zaliczki na podatek. Klienci pracujący w modelu zdalnym przesyłają dokumenty systematycznie, a nie w ostatnim tygodniu miesiąca, dzięki czemu mamy realny czas na weryfikację i sygnalizowanie wątpliwości przed upływem terminu– wyjaśnia ekspert z biura Agmer Rachunkowość. Nadchodzące obowiązki wynikające z Krajowego Systemu e-Faktur dodatkowo premiują firmy, które przeszły już na dokumentację elektroniczną.
Bezpieczeństwo dokumentacji, ciągłość dostępu do danych i jasne warunki
Powierzenie dokumentacji finansowej biuru rachunkowemu oznacza przekazanie informacji o strukturze przychodów, liście kontrahentów, warunkach zawartych umów oraz wynagrodzeniach. Jest to zakres objęty zarówno przepisami o ochronie danych osobowych, jak i tajemnicą przedsiębiorstwa, dlatego zasady jego przetwarzania regulowane są umownie, a dostęp do dokumentacji pozostaje ograniczony do osób prowadzących konkretne konto. Model zdalny nie zmienia tych standardów, ponieważ obieg elektroniczny podlega tym samym wymogom poufności co dokumentacja przekazywana osobiście.
Weryfikując biuro, warto sprawdzić dwa elementy: zakres ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej oraz sposób rozliczenia usługi. Rozszerzone OC oznacza realną odpowiedzialność finansową za ewentualny błąd w rozliczeniach, natomiast pakiet o cenie ustalonej z góry eliminuje dopłaty naliczane poza uzgodnionym zakresem. Oba rozwiązania stosuje między innymi biuro Agmer Rachunkowość, prowadzące obsługę zdalną w oparciu o transparentny cennik i rozszerzone ubezpieczenie. Przedsiębiorca zna wówczas zarówno koszt współpracy, jak i zasady odpowiedzialności za powierzoną dokumentację.
Artykuł powstał we współpracy z https://agmerrachunkowosc.pl
Artykuł sponsorowany
