Poczta elektroniczna to obecnie jedno z podstawowych narzędzi komunikacji – zarówno w sprawach prywatnych, jak i zawodowych. Dla osób, które dopiero zaczynają z niej korzystać, pisanie e-maili może początkowo wydawać się stresujące i wymagające. W rzeczywistości jest to zdecydowanie łatwiejsze niż pisanie standardowych listów! W tym artykule wyjaśnimy, jak pisać maila w sposób poprawny, zrozumiały i przyjazny dla odbiorcy oraz z jakich elementów powinna składać się każda wiadomość e-mail.
Z czego składa się e-mail, czyli podstawowe elementy wiadomości elektronicznej
Każda poprawnie skomponowana wiadomość e-mail składa się z trzech kluczowych części: tematu, właściwej treści oraz stopki. Temat to pierwsza informacja, jaką widzi odbiorca – powinien jasno wskazywać, czego dotyczy wiadomość. Ponadto, dobrze sformułowany temat zwiększa szansę, że e-mail zostanie szybko otwarty i przeczytany. Powinien być więc krótki, dopasowany do treści maila oraz pozbawiony zbędnych informacji.
Najważniejszą częścią każdej wiadomości elektronicznej jest treść. To właśnie w niej przekazujemy informacje, pytania lub prośby. Pisząc ją, warto pamiętać o zachowaniu logicznej struktury oraz zwięzłym przekazywaniu informacji. Na początku dobrze jest krótko przywitać się z odbiorcą, a następnie przejść do sedna sprawy. Jeśli temat jest bardziej złożony, warto podzielić tekst na krótkie akapity, aby poprawić czytelność wiadomości. Zwięzłość ma tu ogromne znaczenie – długie i chaotyczne wiadomości mogą bowiem zniechęcać odbiorcę.
Stopka to często pomijany, zwłaszcza przez początkujących użytkowników element, który jest jednak równie istotny, co temat i treść. Zawiera bowiem kluczowe informacje o nadawcy – jego pełne imię i nazwisko, stanowisko, nazwę firmy oraz dane kontaktowe. Dzięki czytelnej i estetycznie skomponowanej stopce odbiorca e-maila od razu wie, z kim ma do czynienia, a także jak może się skontaktować się z nadawcą telefonicznie lub osobiście.
Jak pisać maila jasno, zwięźle i skutecznie?
Skuteczny e-mail to taki, która przekazuje wszystkie niezbędne informacje w sposób prosty i zrozumiały dla odbiorcy. Warto dopasować styl wypowiedzi i jej ton do relacji z odbiorcą – inaczej napisany będzie mail do szefa, partnera biznesowego czy klienta niż do współpracownika, z którym znamy się osobiście. Używanie poprawnej pisowni oraz unikanie zbędnych skrótów czy potocznej terminologii sprawi, że e-mail będzie wyglądał bardziej profesjonalnie oraz wzbudzi zaufanie.
Zastanawiając się, jak pisać maila, aby był czytelny, warto zwróć ponadto uwagę na długość zdań. Krótsze są zdecydowanie łatwiejsze do zrozumienia, zwłaszcza dla osób, które mają zwyczaj szybkiego przeglądania korespondencji przychodzącej. Warto również jasno określać cel wiadomości, aby odbiorca od razu wiedział, jakich działań od niego oczekujemy.
Duże znaczenie dla wygody korzystania z dobrodziejstw korespondencji elektronicznej ma także wybór odpowiedniej poczty e-mail. Profesjonalna skrzynka pocztowa zapewnia bowiem nie tylko profesjonalny adres e-mail w wybranej domenie, lecz umożliwia także skonfigurowanie estetycznej stopki, która zostanie automatycznie dołączona do każdej wiadomości, sprawdzanie pisowni czy planowanie wysyłki wiadomości. Skutecznie wspiera także swoich użytkowników w organizacji korespondencji oraz chroni ich i ich odbiorców przed spamem i innymi cyber zagrożeniami.
Artykuł sponsorowany
